Print

Privacy

Privacyverklaring gemeente en OCMW Scherpenheuvel-Zichem

  1. Bescherming van persoonsgegevens
  2. Tot wie kunt u zich wenden met vragen?
  3. Voor welke doeleinden worden uw gegevens verwerkt?
  4. Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens “ontvangen” (inkijken, aanpassen, beheren)?
  5. Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?
  6. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
  7. Wat zijn uw rechten?
    a. Recht op intrekken toestemming
    b. Recht op indienen klacht bij toezichthoudende autoriteit
  8. Op basis waarvan mogen wij uw gegevens verwerken?

1. Bescherming van persoonsgegevens

Ons bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de grootste zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze burgers omspringen. Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene gegevensverordening / General Data Protection Regulation (AVG / GDPR). Het privacybeleid van ons bestuur valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van ons bestuur.

2. Tot wie kunt u zich wenden met vragen?

Het gemeentebestuur, August Nihoulstraat is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle activiteiten van haar diensten. De OCMW dienstverlening, gemeentelijk onderwijs en de gemeentelijke openbare bibliotheek vallen hier ook onder. De individuele ambtenaar die uw persoonsgegevens verwerkt wordt - in de betekenis van de GDPR - niet beschouwd als verantwoordelijke.

Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kunt u terecht bij de waarnemend algemeen directeur via het e-mailadres liesbeth.verdeyen@scherpenheuvel-zichem.be en/of bij onze functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres privacy@scherpenheuvel-zichem.be.

Voor specifieke vragen rond de verwerking van uw gegevens door de bibliotheek of de gemeentelijke basisscholen kan u zich eveneens wenden tot privacy@scherpenheuvel-zichem.be.

3. Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?

In het algemeen verwerkt ons bestuur uw persoonsgegevens om de dienstverlening van hetzij de gemeente, hetzij OCMW, hetzij de bibliotheek of de organisatie van gemeentelijke onderwijs te kunnen uitvoeren. 

De gemeente verwerkt uw gegevens niet voor commerciële doeleinden. Noch gebruikt ons bestuur uw gegevens om interesseprofielen (profiling) aan te maken, zonder dat u hiervoor uw toestemming geeft.

Het is mogelijk dat uw gegevens worden verwerkt via automatische besluitvorming. Dit gebeurt dan enkel in het kader van goedgekeurde wetgeving / gemeentelijke reglementen. Een voorbeeld hiervan is het toekennen van een sociale premie aan de hand van uw inkomen.

4. Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens “ontvangen” (inkijken, aanpassen, beheren)?

De personeelsleden van ons bestuur hebben toegang tot uw gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen het bestuur heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de dienst bevolking en de dienst ruimtelijke ordening verschillen. Gemeentelijk personeel kan niet aan de gegevens van OCMW cliënten. Ook binnen de OCMW diensten kan niet iedereen aan dezelfde gegevens. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de thuiszorgdiensten, de maatschappelijk werkers en het onthaal zijn verschillend.

De gegevens, ingezameld in het kader van het houden van een openbare bibliotheek zijn enkel toegankelijk voor de medewerkers van de bibliotheek. De gegevens ingezameld in het kader van onderwijs, blijven voorbehouden aan directie, secretariaat en leerkrachten van de basisscholen.

Voor de uitvoer van bepaalde taken doet het bestuur beroep op “verwerkers”. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van het bestuur persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:

  • ICT-bedrijven waar het bestuur mee samenwerkt,
  • intercommunales die personeelsleden ter beschikking stellen om gemeentelijke beleid te helpen uitvoeren (vb. ikv woonbeleid).

Het bestuur stelt met deze verwerkers een “verwerkersovereenkomst” op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR/AVG.

Voor het uitvoeren van bepaalde taken deelt het bestuur persoonsgegevens met andere instanties. Voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens, stelt het bestuur met deze overheden een "protocol" op, overeenkomstig de bepalingen van het Vlaamse decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer van 18/08/2007.

5. Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?

Wij kunnen rechtstreeks bij u de gegevens opvragen, of wij verkrijgen uw gegevens via andere overheden. Onze gemeente is aangesloten bij de (oude) nodige machtigingen van de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) om aan gegevensdeling in het kader van eGovernment te doen en om te voldoen aan het principe “only once”. Zo heeft de gemeente toegang tot het Rijksregister.

In de voorbije jaren werden ettelijke machtigingsdossiers bij de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) door de POD maatschappelijke integratie in naam van alle OCMW’s aangevraagd en goedgekeurd. Als gevolg mag het OCMW verschillende gegevens opvragen bij andere overheden. In de praktijk worden deze gegevens aangeboden via de Kruispuntbank Sociale Zekerheid, waartoe het OCMW toegang heeft.

Ook onze bibliotheek is aangesloten bij de nodige machtiging aangevraagd door BIBNET in 2009, om het Rijksregisternummer te mogen gebruiken. Voor de bibliotheekwerking wordt er enkel met de gegevens gewerkt die u zelf hebt overgemaakt (op papier dan wel elektronisch) aan de bibliotheekmedewerkers.

De gemeentelijke basisscholen zullen steeds de nodige gegevens bij u opvragen, op papier of digitaal. Dit gebeurt voornamelijk bij inschrijving in één de van de basisscholen. Bij andere partijen wordt er enkel informatie opgevraagd voor wettelijk vastgelegde doelen. De scholen verbinden zich ertoe u hierover te informeren indien u dit vraagt.

Voor toekomstige gegevensuitwisselingen met andere overheden zal onze gemeente protocollen afsluiten, zoals voorgeschreven door het AVG decreet.

6. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Uw gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.

7. Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over u verwerken. Hiervoor kan u de waarnemend algemeen directeur(liesbeth.verdeyen@scherpenheuvel-zichem.be) of de functionaris voor gegevensbescherming (privacy@scherpenheuvel-zichem.be) contacteren. Het bestuur houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). U heeft het recht om:

  • gegevens over u te (laten) verbeteren (rectificatie)
  • uw gegevens te (laten) wissen
  • de verwerking van uw gegevens te beperken
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens
  • uw gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid)

a. Recht op intrekken toestemmming

U heeft steeds het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op uw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin u uw toestemming heeft verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

b. Recht op indienen klacht bij toezichthoudende autoriteit

Als u het niet eens bent met de verwerking van uw gegevens, of u hebt inbreuken vastgesteld kan u zich wenden tot de Vlaamse Toezichtscommissie voor de verwerking van persoonsgegevens of de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Vlaamse Toezichtcommissie
Koning Albert II-laan nr. 15, 1210 Brussel
contact@toezichtcommissie.be

Link naar klachtenprocedure op de website van de VTC

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be 

Link naar klachtenprocedure GBA

8. Rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens

De GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan uw persoonsgegevens mogen verwerkt worden.

De gemeentelijke en OCMW doeleinden zijn voornamelijk verankerd in wetgeving. Denk maar aan

  • het bijhouden van het bevolkingsregister,
  • uitleveren rijbewijzen, verlenen van vergunningen,
  • verlenen van subsidies,
  • innen van retributies, GAS-boetes
  • Het uitkeren van een leefloon
  • Het verlenen van hulp aan vreemdelingen. Het oprichten van lokale opvanginitiatieven
  • Het verlenen van hulp aan minderjarigen die aan het OCMW zijn toegewezen
  • Het verlenen van hulp aan daklozen

De doelen van een school zijn voornamelijk bepaald door wetgeving. Bijvoorbeeld:

  • Leerlingenadministratie
  • Leerlingevaluatie
  • Zorg voor leerlingen
  • Leerlingen volgen, in samenwerking met het CLB
  • Personeelsadministratie

Indien het bestuur / de scholen op basis van wetgeving uw gegevens verwerkt is er geen toestemming nodig. U wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van uw gegevens hierover ingelicht.

Ook in uitvoering van contracten, het vrijwaren van uw vitaal belang of het algemeen belang is het niet nodig om uw toestemming te geven.

Indien uw expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren zal de gegevensinzameling via een invulformulier gebeuren. Dienstverlening van de gemeente / het OCMW die bijvoorbeeld niet verankerd is in wetgeving, kan zijn:

Zaalverhuur,

  • Verkoop tickets voor het cultuurcentrum,
  • Beheer inschrijvingen voor sportkampen,
  • Inschrijven in een elektronische nieuwsbrief
  • Bibliotheekwerking: ontvangen van een eerste gratis rappel op uw e-mail adres
  • Scholenwerking: organiseren van schoolfeesten
  • Maken en gebruik van gerichte foto’s (andere dan individuele foto’s voor dossiers)

Deze processen verlopen altijd via formulieren die uzelf invult. Door deze in te vullen geeft u expliciete toestemming om uw gegevens te verwerken voor de doeleinden vernoemd op de formulieren. We verwerken uw gegevens die we via deze weg krijgen niet voor andere doeleinden. Indien we toch uwgegevens voor nog andere doeleinden willen verwerken, zal dit expliciet gevraagd worden onderaan het formulier zodat u actief uw toestemming kan geven voor verdere verwerkingen.

Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het bestuur bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30). U kan dit op eenvoudig verzoek inkijken.

Cookieverklaring

1. Welke partijen zijn er?

In deze Cookie Statement (“Cookieverklaring”) wordt verstaan onder:

‘het stadsbestuur': Stadsbestuur Scherpenheuvel-Zichem, met zetel te August Nihoulstraat 13-15, 3270 Scherpenheuvel, ingeschreven onder het ondernemingsnummer 0216.769.462.
‘Gebruiker’, ‘u’: iedere natuurlijke persoon (B2C) of rechtspersoon (B2B) die met het stadsbestuur via haar online platform in een contractuele relatie van welke aard dan ook staat of komt te staan.
‘Wet’: art. 129 Wet betreffende de elektronische communicatie, zoals gewijzigd door W 2012-07-10/04, art. 90, 017; (inwerkingtreding : 04-08-2012) (URL).

2. Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine data- of tekstbestanden die door websites op uwlokale computer worden geplaatst. Dergelijke cookies kunnen verschillende doeleinden hebben: zo heeft u technische cookies (bijvoorbeeld bij taalinstellingen), sessiecookies (tijdelijke cookies) en tracking cookies (cookies die uw gedrag op de website gaan volgen en bijhouden, om u op die manier een meer optimale gebruikservaring te kunnen aanbieden).

De Belgische Wet bevat enkele bepalingen rond cookies, en het gebruik ervan op websites. De Belgische wetswijziging is afgeleid van de Europese e-Privacy richtlijn, wat impliceert dat het cookiegebruik en de cookiewetgeving in elk Europees land anders wordt geregeld.

3. Welk nut hebben deze cookies?

Het stadsbestuur wil u zo goed mogelijk informeren over welke cookies zij gebruikt.

  • _ga
    Doel van de cookie – Google Analytics: bijhouden van statistieken. Bijhouden van hoe de Gebruiker de website bezoekt, met het oog op verbetering diensten en online portalen.
  • _gat
    Doel van de cookie – Google Analytics: bijhouden van statistieken. Bijhouden van hoe de Gebruiker de website bezoekt, met het oog op verbetering diensten en online portalen.

Als u de website van het stadsbestuur wil consulteren, is het aan te raden dat u cookies ingeschakeld hebt. Echter, als u dit liever niet wenst, bent u vrij om de cookies uit te schakelen (zie ook de titel “Hoe kan ik mijn cookies beheren?”).

4. Hoe kan ik mijn cookies beheren?

Zorg ervoor dat cookies zijn ingeschakeld in uw browser. Om cookies in te schakelen moet u de volgende handelingen uitvoeren:

  • Bij browser Microsoft Internet Explorer 6.0, 7.0, 8.0
    In Internet Explorer, klik op ‘Internetopties’ in het menu ‘Extra’.
    Op het tabblad ‘Privacy’, verplaats de instellingen- schuifknop naar ‘laag’ of ‘accepteer alle cookies’ (instelling boven ‘medium’ schakelt cookies uit).
    Klik op ‘OK’.
  • Bij browser Mozilla Firefox
    Klik op ‘Firefox’ in de linkerbovenhoek van uwbrowser en klik vervolgens op ‘Opties’.
    Op het tabblad ‘Privacy’ , zorg ervoor dat de ‘Websites laten weten dat ik niet gevolgd wil worden’ niet is aangevinkt.
    Klik op ‘OK’.
  • Bij browser Google Chrome
    Klik op ‘Extra’ bovenaan in uw browservenster en kies ‘Opties’.
    Klik op de ‘Under the Hood’ tab, zoek het gedeelte ‘Privacy’ en selecteer de knop ‘Content settings’.
    Selecteer nu ‘Allow local data to be set’.
  • Bij browser Safari
    Klik op het pictogram ‘Cog’ bovenaan in uw browservenster en selecteer de ‘Voorkeur’ optie.
    Klik op ‘Beveiliging’, vink dan de optie die zegt: ‘Blokkeer cookies van derden en reclame cookies’ aan.
    Klik ‘Save’.

Formulieren

U kan contact opnemen met het stadsbestuur via daartoe voorziene contactformulieren (bijvoorbeeld om een algemene vraag te stellen, maar ook om documenten op te vragen). De gegevens die u ons daarbij bezorgt worden uitsluitend aangewend om uw vraag te beantwoorden. Uw gegevens worden niet overgemaakt aan derden, tenzij dit nodig is voor het beantwoorden van de gestelde vraag. U heeft steeds het recht uw persoonlijke gegevens op te vragen, te laten wijzigen of te laten schrappen.

E-mails

Indien u via de e-mailadressen vermeld op deze site contact opneemt met het stadsbestuur deelt u ons bepaalde informatie mee (uw e-mailadres, naam ed), zodat wij uw vragen kunnen beantwoorden. Deze informatie wordt niet medegedeeld aan derden, tenzij dit nodig is voor het beantwoorden van de gestelde vraag. Gelieve ons indien mogelijk te contacteren via de relevante e-mailadressen. Voor een algemene vraag kan u ook steeds terecht op info@scherpenheuvel-zichem.be. Uw persoonlijke gegevens worden niet verder verwerkt in een contactlijst, tenzij u hier zelf uitdrukkelijk om vraagt. U kan in dat geval uw gegevens steeds inkijken en aanpassen indien nodig.

Externe sites

De site legt links naar externe websites. Onze bepalingen aangaande de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zijn enkel van toepassing op onze eigen site en breidt zich niet uit naar het verwerken van persoonlijke gegevens op deze externe sites. Wij adviseren u daarom altijd de bepalingen aangaande de bescherming van de persoonlijke levenssfeer op die sites na te kijken en hen eventueel te contacteren.

Meer info

Voor meer informatie i.v.m. de bescherming van de persoonlijke levenssfeer op deze site kan u zich steeds wenden tot de informatie- en communicatiedienst, August Nihoulstraat 13-15, 3270 Scherpenheuvel of per mail: informatiedienst@scherpenheuvel-zichem.be.