Sinds 1797 wordt bij elke aangifte van een geboorte, huwelijk of overlijden een akte aangemaakt door de gemeentelijke diensten. De akten worden jaarlijks gebundeld in registers. Wie een akte wil opvragen voor genealogisch- of stamboomonderzoek kan bij de dienst burgerzaken terecht. Opvragingen in het kader van genealogisch onderzoek worden niet via ons e-loket burgerzaken afgeleverd maar kunnen enkel per e-mail, telefonisch of op afspraak worden aangevraagd. De gevraagde documenten worden vervolgens voor jou klaargelegd voor ophaling aan het onthaal of worden met de post opgestuurd naar jouw adres.
Raadpleging van de bevolkingsregisters
De bevolkingsregisters van Scherpenheuvel, Zichem, Testelt, Averbode en Messelbroek inkijken of raadplegen kan op maandag en op vrijdag, telkens in de voormiddag, en dit enkel op afspraak bij de dienst burgerzaken.
De registers van de burgerlijke stand
Wens je de registers van de burgerlijke stand te raadplegen? Verifieer dan zeker of het een openbare of niet-openbare akte betreft.
- Openbare akten:
- Akten van overlijden van meer dan 50 jaar oud;
- Akten van huwelijk van meer dan 75 jaar oud;
- Alle overige akten van meer dan 100 jaar oud.
Eenieder kan een afschrift of uittreksel krijgen van een openbare akte bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte werd opgemaakt. Indien het afschrift of uittreksel wordt aangevraagd voor genealogisch, historische of wetenschappelijke doeleinden wordt er een vermelding op de akte gemaakt: "afgeleverd voor genealogisch, historisch of wetenschappelijke doeleinden."
Een aanvraag voor het verkrijgen van een openbare akte kan per e-mail overgemaakt worden aan de dienst burgerzaken. Afschriften en uittreksel van openbare akten voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden kunnen zowel op papier of digitaal worden verkregen.
- Niet-openbare akten:
Dit zijn de akten van overlijden van minder dan 50 jaar oud, de akten van huwelijk van minder dan 75 jaar oud en alle overige akten van minder dan 100 jaar oud.
Het koninklijk besluit van 17 maart 2021 bepaalt welke personen recht hebben op deze akten:
- De persoon op wie de akte betrekking heeft;
- De echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende;
- Zijn wettelijk vertegenwoordiger (bv. ouder, voogd, bewindvoerder);
- Zijn bloedverwanten in opgaande of neerdalende lijn (geen aanverwanten en zijtakken);
- Zijn erfgenamen;
- Bijzondere gemachtigden zoals een notaris of advocaat.
Wanneer de akte een wijziging van registratie van het geslacht betreft wordt dit verder beperkt tot:
- De persoon op wie de akte betrekking heeft;
- Zijn wettelijk vertegenwoordiger (ouder, voogd, bewindvoerder);
- Zijn erfgenamen;
Bijzondere gemachtigden zoals een notaris of advocaat.
Procedure:
De raadpleging van niet-openbare akten van de burgerlijke stand gebeurt enkel door het afleveren van afschriften en uittreksels door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte werd opgemaakt.
Indien het bekomen van een afschrift of uittreksel voor genealogische, historisch of wetenschappelijke opzoekingen dient, dan dient de aanvrager een aanvraag in te dienen bij de gemeente. Dit kan per e-mail aan de dienst burgerzaken of op afspraak. Afschriften en uittreksels voor genealogische doeleinden worden enkel op papier afgeleverd en niet digitaal. Indien u de aanvraag per e-mail indient zal het gevraagde document voor u klaargelegd worden aan het onthaal waar u het op vertoon van uw eID gedurende een periode van 14 dagen kan afhalen.
- Diens identificatiegegevens (Rijkregisternummer, naam en voornamen voor natuurlijke personen. Voor rechtspersonen en ondernemingen elk document dat de identificatie verzekert);
- De vermelding van de akten waarop de aanvraag betrekking heeft;
- Een omstandige motivering en beschrijving van de genealogische doeleinden;
- De verspreidingsmiddelen van de resultaten van de opzoeking;
- De toestemming van alle personen op wie de akten betrekking hebben. Indien de persoon overleden is of niet wilsbekwaam is dan kan de echtgenoot of wettelijk samenwonende, of bij gebreke hiervan, de wettelijk vertegenwoordiger, of bij gebreke hiervan, ten minste één van dienst afstammelingen in de eerste graad deze toestemming geven. Indien de aanvrager de contactgegevens niet kent van de personen die hun toestemming moeten geven, kan hij bij de aanvraag een communicatie gericht aan deze personen toevoegen met de vraag om hun toestemming. De ambtenaar van de burgerlijke stand zal deze vervolgens doorsturen in zoverre het adres in België gekend is. De bestemmeling kan vervolgens al dan niet ingaan op het verzoek van de aanvrager.
- De bevestiging van het feit dat de aanvrager zijn identiteit en contactgegevens, in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4.7 van de GDPR (AVG) wetgeving heeft meegedeeld aan de persoon die de toestemming moet geven.
